Nhiều phần mềm được phân phối dưới nhiều hình thức khác nhau và giá cả tương ứng cũng khác nhau, đôi khi sự chênh lệch là khá lớn. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể liên hệ với nhà đại lý phân phối để chọn hình thức mua sao cho kinh tế nhất.

Với việc thắt chặt bản quyền phần mềm của các hãng sản xuất, cộng với thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng và ý thức tôn trọng bản quyền phần mềm của đa số người dùng, hiện nay việc mua và sử dụng hợp pháp bản quyền các phần mềm máy tính không còn là chuyện đắn đo đối với nhiều người. Có thể bạn sẽ tốn một khoản chi phí lớn, nhưng cũng có thể không phải tốn nhiều đến vậy nếu biết rõ các hình thức mua bản quyền phần mềm.

Chọn cách mua phù hợp

Khi nói đến mua phần mềm máy tính, những người có kinh nghiệm đều chọn mua ở dạng OEM (Original Equipment Manufacturer) để giảm chi phí và đỡ tốn công. Thật ra, hình thức bán OEM chỉ dành cho các nhà sản xuất, lắp ráp máy tính mà không bán trực tiếp cho người dùng cuối. Nhờ vậy, giá của nó thấp hơn nhiều so với những hình thức bán khác, vì được hỗ trợ giá. Và ngay cả các cửa hàng lớn bán linh kiện máy tính cũng có bán phần mềm ở hình thức OEM, bởi họ có khả năng lắp ráp.

Khi bạn mua máy tính, nếu nó được cài sẵn các phần mềm như hệ điều hành Windows, bộ Microsoft Office... nhưng không tính vào tổng số tiền thanh toán thì bạn chỉ có thể dùng thử chúng trong khoảng thời gian tối đa là 60 ngày. Lúc đó, nếu bạn bỏ thêm một khoản chi phí nữa là mua được các phần mềm đó ở dạng OEM, nơi bán sẽ cung cấp số đăng ký cho bạn, và bạn chỉ việc kết nối máy tính với mạng Internet để đăng ký mà không phải cài lại chúng.

Ở hình thức OEM, bạn có thể mua từng đĩa cài đặt phần mềm ứng với từng số đăng ký khác nhau, hoặc mua một đĩa cài đặt (master kit) và nhận các dãy số đăng ký khi dùng nó để cài trên từng máy tính.

Sau hình thức bán OEM, các hãng sản xuất sẽ bán ở dạng bản đóng gói (full pack). Mỗi bản là một đĩa cài đặt có số đăng ký giấy chứng nhận bản quyền. Hình thức này thường có giá khá cao. Mọi người dùng đều có thể mua và sử dụng mà không phụ thuộc vào nơi bán phần cứng. Đại diện của Microsoft Việt Nam cho biết: "Hiện nay, nếu khách hàng mua 1 bộ Microsoft Office ở dạng full pack thì cài được 3 máy tính. Tuy nhiên các phiên bản hệ điều hành Windows thì không hỗ trợ hình thức này”. Như vậy, nếu không mua được ở dạng OEM, bạn tìm mua ở dạng full pack và nhớ hỏi về khả năng hỗ trợ số lượng máy tính cài đặt để không bị thiệt.

Một hình thức bán khác có hỗ trợ và ưu đãi cho doanh nghiệp có nhiều người dùng máy tính là open licence. Hình thức này thường chỉ bán từ 5 bản bản quyền trở lên. Về giá, nó đắt hơn so với cách mua ở dạng OEM nhưng rẻ hơn khi chọn dạng full pack, lại còn được hãng sản xuất hỗ trợ dưới nhiều hình thức khác.

Bạn nên phân biệt rõ giữa các hình thức bán bản quyền phần mềm với các phiên bản phần mềm. Thật ra, mỗi phiên bản phần mềm có giá khác nhau và được bán qua 3 hình thức nói trên hoặc một số hình thức khác ở từng khu vực. Cụ thể, phiên bản starter của các hệ điều hành Windows, hay standard của các bộ chương trình ứng dụng có giá rẻ nhất so với các phiên bản khác nhưng vẫn có 3 hình thức bán vừa nêu. Và đối với một số sản phẩm hỗ trợ giá cho một số khu vực, bạn không thể đem chúng sang khu vực khác để cài đặt và đăng ký sử dụng. Tuy nhiên, khi bán một sản phẩm phần mềm, hãng sản xuất thường không áp đặt loại ngôn ngữ sử dụng nhưng giới hạn việc thay đổi phần cứng, nghĩa là trên cùng một máy tính không bị thay đổi phần cứng, bạn có thể cài lần lượt các phiên bản ngôn ngữ khác nhau và chỉ dùng một số đăng ký.

Riêng, đối với các máy tính dùng hệ điều hành Windows bản quyền, khi dùng đĩa Windows dạng OEM để cài lại, bạn liên hệ với hãng Microsoft và đọc dãy số in trên tem chứng thực bản quyền Windows để nhận một dãy số khác rồi thực hiện kích hoạt (activate) lại bản quyền.

Mua ngắn hạn hay dài hạn?

Hiện nay, đa số các phần mềm hệ thống hoặc tiện ích ít được cập nhật (update) thường xuyên thì bạn chỉ cần mua một lần là dùng cho đến lúc hư máy tính hoặc nâng cấp số phần cứng quá mức cho phép; các phiên bản của hệ điều hành Windows và các phiên bản của bộ Microsoft Office đang bán theo cách này. Còn các phần mềm diệt virus như Bitdefender, Kaspersky, Norton Antivirus, BKAV... hoặc loại phần mềm có số lần cập nhật thường xuyên thì thường chỉ bán bản quyền trong thời gian 1 năm, hoặc 6 tháng.

Đối với các phần mềm mua bản quyền trong 1 năm, khi gia hạn sử dụng, bạn phải mất đúng số tiền mua ban đầu nếu nhà sản xuất không giảm giá. Còn các phần mềm bán không giới hạn thời gian sử dụng thì tùy vào hình thức đã mua mà bạn sẽ được mức ưu đãi khác nhau. Chẳng hạn nếu có mua bảo hiểm phần mềm hàng năm thì bạn sẽ được update phần mềm đó khi có phiên bản mới mà không phải tốn chi phí mua với giá cao. Hoặc mua ở dạng open licence thì có thể dùng các phiên bản trước trong điều kiện phần cứng chưa đáp ứng kịp mà không phải mua bản quyền lại. Ví dụ: Nếu toàn bộ máy tính trong doanh nghiệp của bạn chưa thể cài đặt hết Windows Vista, bạn có thể mua toàn bộ bản quyền Windows Vista mà vẫn dùng được Windows XP có bản quyền thay vì phải mua riêng một số bản quyền Windows XP.

Mua và thanh toán

Đối với các phần mềm có bán rộng rãi ở thị trường Việt Nam, bạn có thể đến trực tiếp các nơi bán để mua và nhận đĩa cài đặt cùng số đăng ký. Còn nếu không có điều kiện mua trực tiếp, bạn có thể liên hệ với nơi bán để đặt mua từ xa qua điện thoại hoặc mạng Internet qua trang web của họ. Khi đã chọn được sản phẩm cần mua hoặc đã đặt hàng qua mạng, bạn chuyển tiền qua tài khoản ở ngân hàng; đến khi nhận được tiền, họ sẽ chuyển sản phẩm theo yêu cầu của bạn hoặc gửi email cung cấp dãy số đăng ký đối với những phần mềm cho download và dùng thử.